Die folgende Beschreibung gilt Tool- und Anbieterübergreifend (auch nicht Scope Tools, etc.). Bedingt durch die technischen Eigenschaften der Technologie “Email” sind die beiden beschriebenen Ansätze die einzigen die auf einer grossen Mehrheit der E-Mail Clients funktionieren und so, sinvolle statische Aussagen zulassen.
Jedes Email enthält ein (oder mehrere) winziges (unsichtbares, personalisiertes) Bild. Sobald dieses Bild vom Server geladen wurde, gilt das Email als geöffnet. Diverse Email-Clients weisen (je nach Einstellung) auf genau diese Bilder hin ("Do not load remote images" und ähnliches.) und warnen mehr oder weniger explizit. Es ist also auch möglich, ein Email zu öffnen, die Bilder aber nicht zu laden und damit keine Meldung an den Server zu machen. Bis auf die Zielgruppe "technisch versiert" ist das aber selten.
Grundsätzlich werden auch Anzeigen in Vorschaufenstern als "Opens“ aufgezeichnet.
Das Click-Tracking dient meist statistischen Auswertungen, um zu wissen, welche Themen oder Quellen besonders gut bei den Lesern ankommen.
Jeder (getrackte) Link im Email wird beim Versand ausgetauscht durch einen personalisierten Weiterleitungslink.
Beispiel: www.thescope.com wird für den Empfänger "A" ersetzt durch den Weiterleitungslink https://emailtool.com/redirect/123abc
Die Adresse https://emailtool.com/redirect/123abc ist persönlich für den Empfänger "A".
Für den Empfänger "B" könnte der Weiterleitungslink z.B. https://emailtool.com/redirect/456def lauten.
Bei einem Klick auf eine dieser Adressen wird der Benutzer direkt auf die eigentliche Zielseite geführt, ausser einem kurzen Flackern im Browser ist diese Weiterleitung für (nicht technisch versierte) Benutzer kaum feststellbar.
Clicks und Opens werden dem initialen Empfänger zugeordnet: Wie oben erwähnt sind die Bilder und Links für jeden Empfänger individualisiert, daraus folgt, dass Öffnungen und Klicks auf bei weitergeleiteten Emails dem originalen Empfänger zugeordnet werden.
Mehrfach-Opens resp. Clicks: Grundsätzlich wird jedes Öffnen und Klicken an die Server zurückgemeldet. Bei der statistischen-Auswertung ist es wichtig zu beachten dass z.B. bei der Berchnung der Öffnungsrate, die Öffnungen nicht mehrfach gezählt werden.
Open-Event nach Click-Event: Je nach Anbieter löst der erste Click-Event automatisch auch einen Open-Event aus. Um klicken zu können, musste das Email ja geöffnet werden, auch wenn keine Bilder geladen wurden.
Typische Daten bei Open- und Click-Tracking:
Zeitpunkt
Client Software und Betriebssystem
IP Adresse (aus dieser lässt sich z.T. der ungefähre Standort des Benutzers ableiten)
Wie Eingangangs erwähnt, sind die Daten zu Öffnungen und Klicks verbereitet und zuverlässig. Es gibt aber Anbieter die noch weitere Daten anzeigen, resp. dies suggerieren. So zeigt z.B. Hubspot eine Verweildauer an. Der technische Kniff hinter diesem Wert funktioniert aber nur bei bestimmten Email Clients. Im konkreten Beispiel, funktioniert dies nicht für Anwender von Gmail.